Administration, Finance

Les besoins de confidentialité et d’échange de l’information sont difficilement conciliables. Et pourtant il doivent être satisfaits au quotidien par les directions administratives et financières. La responsabilité du DAF est très étendue, couvrant tous les aspects financiers, depuis la comptabilité jusqu’au reporting, les plans d’affaires et les budgets, la gestion des risques, les opérations de haut de bilan, voire les achats, le juridique, les procédures internes…

De nombreuses opérations et décisions critiques pour l’entreprise sont basées sur les informations que la DAF produit. Un flux contant d’information sensible doit ainsi être établi et protégé lors que les collaborateurs de la direction travaillent avec les experts comptables et commissaires aux comptes, conseils juridiques, responsables des ressources humaines, fournisseurs, membres du conseil d’administration, et tous leurs autres interlocuteurs.

Parce que la solidité d’une entreprise repose aussi sur la circulation fluide d’une grande quantité d’informations sensibles au bon moment entre de nombreuses parties, il est crucial de pouvoir les partager d’une façon sûre et fiable. Lors d’opérations financières particulières, telles levées, fusions et acquisitions, une documentation juridique et financière importante doit être mobilisée, dans des conditions de sécurité encore plus strictes. Toutefois, les divers moyens traditionnels d’échanges de données ne sont pas adaptés à de telles exigences.

Limites des systèmes traditionnels

Pièces jointes aux e-mails

• Restriction de taille des fichiers et rejet par les serveurs/messages non délivrés
• Confidentialité très limitée et faible niveau de sécurité
• Incapacité à gérer les différentes versions d’un document circulant entre les intervenants impliqués/source de confusions et d’erreurs coûteuses

Sites FTP

• Coûteux à exploiter et trop complexe pour des utilisateurs non-techniques – support nécessaire des équipes techniques pour configurer et gérer le compte
• Configuration du pare-feu/restrictions d’accès à certains réseaux, problèmes de distribution et téléchargements ralentis
• Confidentialité limitée et faible niveau de sécurité

Serveurs de fichiers

• Coûteux à exploiter – nécessitent l’achat de matériel et le support des équipes informatiques pour l’installation, la configuration et la maintenance
• Limités à un usage interne
• Confidentialité limitée

Gestion Electronique de Documents (GED)

• Coûteux à l’achat, à l’installation, au paramétrage et à l’utilisation
• Excessivement complexes pour les utilisateurs occasionnels et externes
• Confidentialité limitée

Le service de partage de fichiers en ligne ftopia vous permet d’échanger des documents rapidement et en toute sécurité avec tous vos intervenants internes et externes. Les comptes de résultats, les bilans, les documents juridiques et autres fichiers sensibles peuvent être placés en toute confidentialité dans vos espaces dédiés. Vous pouvez même autoriser les utilisateurs à consulter en ligne des documents, sans qu’ils puissent les télécharger ou les imprimer. ftopia est accessible en quelques clics, sans installation ni paramétrage à un coût abordable.

Tout téléchargement ou modification apportés à vos documents sont effectifs immédiatement et des notifications envoyées par email en informent tous les membres de l’espace. La gestion automatique des versions de fichiers et les rapports détaillés de l’activité des utilisateurs vous permettent de garder le contrôle de l’information. Grâce à une interface conviviale, vous organisez facilement les dossiers au sein de vos espaces. Avec la solution ftopia, vous allez gagner un temps précieux, économiser sur votre budget et augmenter votre productivité !

Une solution pour tous vos besoins

• Accès permanent à l’information dans le monde entier depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tout autre terminal connecté à Internet
• Echange interne et externe de fichiers de tous types et de toutes tailles, sans serveur à mobiliser
• Grande facilité d’utilisation grâce à une interface intuitive, à la synchronisation des dossiers fichiers et à la possibilité de visualiser des fichiers directement depuis un navigateur Web sans avoir à les télécharger
• Economique, grâce à un abonnement modique et sans engagement qui fournit tous les espaces de partage dont vous avez besoin sans logiciel à acheter, installer, ou configurer
• Contrôle des flux d’informations via le suivi automatique des versions, les rapports sur toutes les opérations, les notifications automatiques et le contrôle des accès
• Mise en avant de votre marque grâce à la personnalisation de vos espaces à vos couleurs, avec vos logos et vos bannières
• Sécurité et confidentialité avec des fonctionnalités avancées comprenant le chiffrement des données, la prévention d’intrusion, la redondance automatique des données, la gestion des droits d’accès et une protection complète au sein d’une infrastructure certifiée SAS 70 de type II et ISO 27001