Juristes

Dans le domaine juridique, le quotidien est fait d’information traitée, analysée, échangée, signée. La circulation de l’information s’établit en interne entre juristes et personnel administratif, et en externe avec les clients et leurs représentants. De nombreux documents donnent lieu à une longue suite de versions au fil des allers-retours entre les parties.

L’information abonde, elle doit circuler librement, mais en en préservant la confidentialité et le caractère sensible. Le suivi et la sécurité des échanges sont donc essentiels.

Ce que ftopia vous offre

De nombreux logiciels de gestion documentaire juridique existent pour vous aider à gérer les fichiers complexes – mais ces logiciels eux-mêmes sont généralement très complexes à utiliser ! Ces logiciels ne répondent qu’au seul besoin de partage de fichiers en interne, ils ne vous permettent pas de partager vos dossiers avec des confrères ou des clients. Cette lacune vous oblige à recourir à des moyens non sécurisés – comme l’e-mail par exemple – où la confidentialité est compromise. Les e-mails s’empilent alors au fil des échanges et produisent inévitablement des erreurs de versions, lorsque par exemple ce n’est pas la dernière révision du contrat d’un important client qui est entérinée parce qu’elle s’est accidentellement perdue en cours de route…

Limites des systèmes traditionnels

Pièces jointes aux e-mails

• Restriction de taille des fichiers et rejet par les serveurs/messages non délivrés
• Confidentialité très limitée et faible niveau de sécurité
• Incapacité à gérer les différentes versions d’un document circulant entre les intervenants impliqués/source de confusions et d’erreurs coûteuses

Sites FTP

• Coûteux à exploiter et trop complexe pour des utilisateurs non-techniques – support nécessaire des équipes techniques pour configurer et gérer le compte
• Configuration du pare-feu/restrictions d’accès à certains réseaux, problèmes de distribution et téléchargements ralentis
• Confidentialité limitée et faible niveau de sécurité

Serveurs de fichiers

• Coûteux à exploiter – nécessitent l’achat de matériel et le support des équipes informatiques pour l’installation, la configuration et la maintenance
• Limités à un usage interne
• Confidentialité limitée

Logiciels de gestion de documents juridiques (GED juridique)

• Coûteux à l’achat, à l’installation, au paramétrage et à l’utilisation
• Excessivement complexes pour les utilisateurs occasionnels et externes
• Confidentialité limitée

Assurez la conformité, la confidentialité et la circulation sécurisée des documents grâce aux espaces collaboratifs d’échange de fichiers ftopia. Stockez tous les fichiers juridiques de votre cabinet en un seul endroit et classez-les dans autant d’espaces dédiés que vous le souhaitez, par affaire ou par client, tout cela à un prix abordable.

Echangez rapidement les dernières mises à jour avec vos clients et confrères tout simplement en leur consentant l’accès à votre espace privé. Permettez-leur d’ajouter des fichiers, des notifications automatiques par courriel informant des ajouts et des modifications effectués sont envoyées à chacun des utilisateurs de l’espace que vous aurez désignés. Les successives versions de document sont automatiquement triées afin que vous puissiez retrouver sans effort les dernières révisions. La gestion des droits d’accès et le niveau de sécurité avancé vous permet de garder le contrôle de chaque fichier et d’en assurer la confidentialité. La solution ftopia s’attaque à tous les défis du traitement des documents juridiques, en économisant votre temps et votre budget.

Une solution pour tous vos besoins

• Accès permanent à l’information dans le monde entier depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tout autre terminal connecté à Internet
• Echange interne et externe de fichiers de tous types et de toutes tailles, sans serveur à mobiliser
• Grande facilité d’utilisation grâce à une interface intuitive, à la synchronisation des dossiers fichiers et à la possibilité de visualiser des fichiers directement depuis un navigateur Web sans avoir à les télécharger
• Economique, grâce à un abonnement modique et sans engagement qui fournit tous les espaces de partage dont vous avez besoin sans logiciel à acheter, installer, ou configurer
• Contrôle des flux d’informations via le suivi automatique des versions, les rapports sur toutes les opérations, les notifications automatiques et le contrôle des accès
• Mise en avant de votre marque grâce à la personnalisation de vos espaces à vos couleurs, avec vos logos et vos bannières
• Sécurité et confidentialité avec des fonctionnalités avancées comprenant le chiffrement des données, la prévention d’intrusion, la redondance automatique des données, la gestion des droits d’accès et une protection complète au sein d’une infrastructure certifiée SAS 70 de type II et ISO 27001