Dans le domaine juridique, le quotidien est fait d’information traitée, analysée, échangée, signée. La circulation de l’information s’établit en interne entre juristes et personnel administratif, et en externe avec les clients et leurs représentants. De nombreux documents donnent lieu à une longue suite de versions au fil des allers-retours entre les parties.
L’information abonde, elle doit circuler librement, mais en en préservant la confidentialité et le caractère sensible. Le suivi et la sécurité des échanges sont donc essentiels.
Collaboration étendue
Partage immédiat de l’information avec tous vos interlocuteurs. Gestion automatique des versions. Notifications configurables. Traçabilité totale des échanges.`
Satisfaction client
Donnez la possibilité à vos clients de consulter en ligne l’information qui les concerne, en visualisant tous les documents dans leur navigateur, sans téléchargement.
La meilleure sécurité
Données protégées dans une infrastructure certifiée SAS 70 Type II et ISO 27001, avec chiffrement et duplication des données, et protection contre les intrusions.
Economies
Pas d’investissement à engager. La mutualisation des moyens vous permet de bénéficier des coûts les plus compétitifs, avec des formules d’abonnement au mois ou à l’année.
Avec l’email, les erreurs de report dans les versions successives de documents étaient une préoccupation. Arthus Société d’Avocats a trouvé chez ftopia le moyen de résoudre ce problème et de partager simplement les documents de chaque projet avec ses clients et ses confrères.
La traçabilité des échanges permet de conserver l’historique des dossiers partagés et de disposer du référentiel commun indispensable pour lever les incertitudes et régler d’éventuels désaccords quant à leur évolution.
Grâce à ftopia, plus de risque de confusion dans le suivi des versions annotées par des confrères ou par nos clients.
De nombreux logiciels de gestion documentaire juridique existent pour vous aider à gérer les fichiers complexes – mais ces logiciels eux-mêmes sont généralement très complexes à utiliser ! Ces logiciels ne répondent qu’au seul besoin de partage de fichiers en interne, ils ne vous permettent pas de partager vos dossiers avec des confrères ou des clients. Cette lacune vous oblige à recourir à des moyens non sécurisés – comme l’e-mail par exemple – où la confidentialité est compromise. Les e-mails s’empilent alors au fil des échanges et produisent inévitablement des erreurs de versions, lorsque par exemple ce n’est pas la dernière révision du contrat d’un important client qui est entérinée parce qu’elle s’est accidentellement perdue en cours de route…
Pièces jointes aux e-mails
Sites FTP
Serveurs de fichiers
Logiciels de gestion de documents juridiques (GED juridique)
Assurez la conformité, la confidentialité et la circulation sécurisée des documents grâce aux espaces collaboratifs d’échange de fichiers ftopia. Stockez tous les fichiers juridiques de votre cabinet en un seul endroit et classez-les dans autant d’espaces dédiés que vous le souhaitez, par affaire ou par client, tout cela à un prix abordable.
Echangez rapidement les dernières mises à jour avec vos clients et confrères tout simplement en leur consentant l’accès à votre espace privé. Permettez-leur d’ajouter des fichiers, des notifications automatiques par courriel informant des ajouts et des modifications effectués sont envoyées à chacun des utilisateurs de l’espace que vous aurez désignés. Les successives versions de document sont automatiquement triées afin que vous puissiez retrouver sans effort les dernières révisions. La gestion des droits d’accès et le niveau de sécurité avancé vous permet de garder le contrôle de chaque fichier et d’en assurer la confidentialité. La solution ftopia s’attaque à tous les défis du traitement des documents juridiques, en économisant votre temps et votre budget.