Experts Comptables

Aujourd’hui, la dématérialisation des supports et des échanges d’information se généralise rapidement. Le partage documentaire collaboratif devient un élément clé de productivité et de qualité de service au client pour l’expert comptable.

L’évolution vers le tout numérique dans la communication et la gestion des dossiers contribue à transformer la relation entre les cabinets d’expertise comptable et leurs clients. La numérisation et le stockage en ligne permettent notamment de faciliter l’accès aux dossiers par les collaborateurs en déplacement, de déléguer aux clients la soumission d’une partie des pièces comptables.

Les clients bénéficient également d’un accès permanent à leurs éléments comptables et financiers, sans avoir à mobiliser vos collaborateurs. Il est essentiel qu’un tel système soit parfaitement sécurisé, eu égard à la nature confidentielle des informations qui y sont déposées.

Ce que ftopia vous apporte

Satisfaction client

Donnez la possibilité à vos clients de consulter en ligne leur dossier, en visualisant les documents de toute nature dans leur navigateur, sans téléchargement.

Confidentialité

Seules les personnes autorisées ont accès aux dossiers. Vous conservez un contrôle total sur l’accès à l’information, avec une traçabililté de tous les échanges.

Economies

Pas d’investissement à engager. La mutualisation des moyens vous permet de bénéficier des coûts les plus compétitifs, avec des formules d’abonnement au mois ou à l’année.

La meilleure sécurité

Données protégées dans une infrastructure certifiée SAS 70 Type II et ISO 27001, avec chiffrement et duplication des données, et protection contre les intrusions.

Votrecompta.com

Ayant fait le constat de l’augmentation constante des échanges électroniques avec leurs clients, les associés de votrecompta.com ont décidé de faire de cette contrainte un véritable service, valorisant leurs prestations.

Un dossier dédié est désormais à la disposition permanente de chacun des clients, qui peuvent y ajouter eux-mêmes leurs pièces comptables. Les collaborateurs distants interviennent quotidiennement sur ces dossiers, en toute sécurité.

La dématérialisation est un enjeu stratégique pour la profession comptable. Avec ftopia, nous l'abordons sereinement.

La prudence et l’attention portées aux données confidentielles échangées entre un expert-comptable et ses clients ne peuvent s’accommoder des systèmes traditionnels de gestion et de partage de documents. De nombreux cabinets d’expertise comptable sont amenés à utiliser le courrier électronique, les systèmes de transfert de fichiers de type FTP ou encore l’interface de leurs logiciels comptables. Aucun de ces systèmes n’offre la facilité, la sécurité et la fiabilité absolument nécessaires à ce type d’échanges confidentiels.

Limites des systèmes traditionnels

Pièces jointes aux e-mails

  • Restriction de taille des fichiers et rejet par les serveurs/messages non délivrés
  • Confidentialité très limitée et faible niveau de sécurité
  • Incapacité à gérer les différentes versions d’un document circulant entre les intervenants impliqués/source de confusions et d’erreurs coûteuses

Sites FTP

  • Coûteux à exploiter et trop complexe pour des utilisateurs non-techniques – support nécessaire des équipes techniques pour configurer et gérer le compte
  • Configuration du pare-feu/restrictions d’accès à certains réseaux, problèmes de distribution et téléchargements ralentis
  • Confidentialité limitée et faible niveau de sécurité

Serveurs de fichiers

  • Coûteux à exploiter – nécessitent l’achat de matériel et le support des équipes informatiques pour l’installation, la configuration et la maintenance
  • Limités à un usage interne
  • Confidentialité limitée

Gestion Electronique de Document (GED), logiciels de comptabilité

  • Coûteux à l’achat, à l’installation, au paramétrage et à l’utilisation
  • Excessivement complexes pour les utilisateurs occasionnels et externes
  • Confidentialité limitée

Discuter des profils de vos clients avec eux n’a jamais été aussi simple : accordez-leur un accès direct à leurs dossiers depuis n’importe quel terminal connecté à Internet ! L’échange d’informations sécurisé via ftopia, le service convivial collaboratif en ligne, est plus rapide, plus sûr et plus pratique que d’autres moyens. Les déclarations d’impôts, bulletins de paie, documents juridiques et tous autres documents sensibles peuvent être stockés et gardés confidentiels dans autant d’espaces compartimentés qu’il vous est nécessaire, le tout à un coût particulièrement abordable. Grâce à un accès distant, vous et vos employés pouvez accéder à ces informations même lorsque vous rencontrez vos clients en dehors de vos locaux !

Vous pourrez également gagner un temps précieux en permettant aux clients de télécharger des factures, relevés bancaires, reçus et notes de frais directement dans leur espace dédié tout en conservant les copies papier. Les documents téléchargés sont accessibles immédiatement et chaque partie reçoit des notifications automatiques par courriel à chaque nouvel ajout et/ou modification du contenu de l’espace. Avec la solution ftopia, il est facile d’augmenter votre productivité, d’améliorer la communication et d’offrir un service de qualité à vos clients.

Une solution pour tous vos besoins

  • Accès permanent à l’information dans le monde entier depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tout autre terminal connecté à Internet
  • Echange interne et externe de fichiers de tous types et de toutes tailles, sans serveur à mobiliser
  • Grande facilité d’utilisation grâce à une interface intuitive, à la synchronisation des dossiers fichiers et à la possibilité de visualiser des fichiers directement depuis un navigateur Web sans avoir à les télécharger
  • Economique, grâce à un abonnement modique et sans engagement qui fournit tous les espaces de partage dont vous avez besoin sans logiciel à acheter, installer, ou configurer
  • Contrôle des flux d’informations via le suivi automatique des versions, les rapports sur toutes les opérations, les notifications automatiques et le contrôle des accès
  • Mise en avant de votre marque grâce à la personnalisation de vos espaces à vos couleurs, avec vos logos et vos bannières
  • Sécurité et confidentialité avec des fonctionnalités avancées comprenant le chiffrement des données, la prévention d’intrusion, la redondance automatique des données, la gestion des droits d’accès et une protection complète au sein d’une infrastructure certifiée SAS 70 de type II et ISO 27001