20 Fév Improve your business and employee well-being: join the co-working space!

At Ftopia, we help companies collaborate better, by enabling them to share documents and files in a simple and elegant manner. Since our motto is « Simply share », we want walk the talk and share ourselves our story as a company. With this blogpost I am starting a series of stories about coworking, which we proudly became a part of. After the launching the brand new version of our service in 2014, we have decided to expand our international operations, and set up a second office in Berlin. Below is our story, why we decided to opt in for a coworking space for our new team.

Most of us have to admit: one might have an awesome job, great colleagues, an exciting product…But there is another pillar to professional well-being which perhaps might not make us look forward impatiently to starting a new working day, but certainly makes working more enjoyable, and it is a great office space.

Unfortunately, if you are a small business, or if your employees are scattered across several countries (at ftopia, we have key contributors working from 5 different countries), it is economically not viable to rent several offices. Not to mention that it is quite boring to work all day long in the friendly yet too silent company of printer and coffee machine, or at home with a cat as their only colleague. That is why coworking has been growing in popularity ever since the first coworking space, 42 West 24, was opened in New York in 1999. Its concept was different from today’s buzzing common working spaces: only a space for working, without any organized events to enhance value for its members. Still, I am sure that 50 coworkers who were occupying 34 desks quickly got to know each other and made the routine more colourful.

15 years later the idea of coworking spaces spread to all major cities and there is an argument not only for freelancers or early-stage startups to join it, but for all kinds of companies (more about it later). In fact, only half of global coworking residents are freelancers, while the other half are entrepreneurs, SMBs, and larger companies. After surveying more than 2000 co-workers worldwide, the Deskmag magazine exposed even more compelling reasons why your company should join the coworking space:

  1. 71% of respondents reported the increase of creativity since joining;
  2. ⅗ of respondents admitted that their standards of work have improved;
  3. 68% of respondents overturned the common claim that coworking spaces can be distracting saying that they were able to focus better (as opposed to 12% who weren’t);
  4. Ladies, don’t be worried that, after joining a co-working space, you will be surrounded by IT geeks: Europe has the highest proportion of female coworkers standing at 42%.
  5. a staggering 90% report an increase in self-confidence, probably due to flexible working hours and supportive community.

That’s not even mentioning that renting a desk at a co-working space is significantly cheaper than renting an office. Average rent rate per square foot in New York was USD 50 last year, and renting a desk in the same 42 West 24 is USD 499/month, which includes all services from kitchen to reception area.

Coworking is popular not only in the Western world, but also in Eastern Europe. TechHub Riga is buzzing mainly with startups, but recently a boutique business development consultancy Cormack Consultancy Group decided to join the TechHub tenants, as one of CCG’s daughter companies is IT startup as well. Anna Rozenfelde, the director of Baltic markets at CCG, says that “before this office we used small office in the city center and often we worked from home. Also the clients had unfavourable impression when being greeted by an empty office space. Moving to Techhub solved numerous problems: we have excellent meeting rooms now, lots of colleagues, private Skype call booths, and the clients like the vibe they get from seeing so many active Baltic startups.”

So when it came to expanding internationally for Ftopia and setting up a new team in Berlin, opting for a co-working space was an obvious choice for us. For a newcomer on the local startup scene, the ability to access resources, knowledge contacts from day one is invaluable. Since we are building a new team from scratch, it’s also great to conduct interviews and welcome new members in a creative, playful and inspiring environment.

This is what we’ve found at the Rainmaking Loft Berlin, the rising startup hub, set up by an international partnership of serial entrepreneurs with offices in Berlin, London and Copenhagen. Here we are in the company of 30 other great startup companies, at various stages of development, from Rubycup to Stripe, from EyeFocus Accelerator to Twilio, from SubVise to FormLabs.

coworking spaces in berlin

But if you haven’t been persuaded by now to opt in for the coworking space, here is a small list of highly practical reasons of why it would be beneficial (besides the great community spirit that you become a part of):

  1. Central locations: the coworking spaces are usually situated in the centre or close to the city centre which is usually an advantage for commuters;
  2. Standard collection of office resources included in the price: The standard office “must-have-things” are shared which makes it cheaper compared to buying them yourself: printer, coffee machine, fridge (let alone a fully-equipped kitchen), high-speed wifi, meeting rooms;
  3. Corporate parties included: Coworking spaces slash some expenses of the small companies: there is almost no need to worry about corporate activities, as most of the places organize their own events on major holidays and often have monthly gatherings
  4. Effortless networking: networking is an inseparable part of coworking: everyone is always welcome to exchange contacts, to share, and learn from each others’ unique skillsets and experiences.
  5. Learn something: most coworking spaces are still very much entrepreneur-oriented and sponsor excellent learning workshops and invite many great speakers to visit and present (for example Simon Schneider, the entrepreneur who made multi-million dollar exit out of his last startup). Although it might not totally suit your role profile, it is always a great source of inspiration.


About the author: Kate Kolbina is a marketing and communication coordinator at Ftopia. Russian from Estonia, living in Berlin and being lost in her numerous identities. Jazz-loving bookworm and geocaching enthusiast.

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29 Oct Nouvelle version, nouveau site, nouveaux horizons !


Après 20 mois de travail, nous sommes très heureux d’être en mesure d’annoncer aujourd’hui la disponibilité de la nouvelle version de ftopia… et nous profitons de cette annonce pour renouveler également notre site Web!

Depuis 2009, nous développons et fournissons des solutions de partage collaboratif des fichiers, via une application Web, la synchronisation sous Windows et Mac OS X et des apps mobiles. Nous avons recueilli les retours de centaines de clients et étudié les mutations des pratiques d’échange d’information entre organisations.

Début 2013, nous sommes arrivés à la conclusion qu’il était préférable de re-développer une grande part de notre technologie, afin de redéfinir les fondations techniques et architecturales sur lesquelles elle était bâtie.


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30 Oct ftopia et Cloudwatt collaborent au développement d’une offre de stockage dans le Cloud conçue pour les entreprises

Paris, le 30 Octobre 2013 – ftopia, entreprise française pionnière dans le domaine des solutions professionnelles de stockage Cloud pour les entreprises, devient partenaire stratégique de Cloudwatt dans le cadre du développement de l’offre Cloudwatt-box.

Fondée en 2009, ftopia propose aux professionnels une solution de partage de fichiers s’appuyant sur une infrastructure Cloud. La technologie ftopia, basée sur des briques Open Source, permet aux entreprises de stocker et partager l’information de façon simple et sécurisée, via une application Web, la synchronisation automatique Windows et Mac OSX et des apps mobiles.

L’entreprise compte une centaine de clients en France, en Europe et en Amérique du Nord, parmi lesquelles Yves Rocher, Flunch, Novartis, le Ministère de l’Equipement, la Ville de Cannes et le groupe Kruger.

Cloudwatt propose une infrastructure de Cloud Computing permettant à la France et à l’Europe de disposer d’une alternative crédible sur un marché en pleine croissance actuellement  dominé par les fournisseurs américains.

Cloudwatt a pour objectif de mettre la puissance numérique à la disposition des entreprises, petites et grandes, en fournissant des solutions performantes et innovantes concernant la sécurité, la transparence, la simplicité d’usage et la localisation des données.

Le partage de fichiers dans le Cloud est un secteur en très forte croissance dominé par des acteurs américains. Cloudwatt-box, la solution de partage de fichiers proposée par Cloudwatt, s’appuie sur la technologie ftopia et l’infrastructure sécurisée de Cloudwatt garantissant la localisation des données et faisant ainsi bénéficier les organisations françaises et européennes d’une réelle alternative.

La synchronisation et le partage collaboratif des fichiers sont les applications phares entraînant une première adoption du Cloud dans les entreprises” explique Patrick Starck, Président de Cloudwatt. “Nous nous devions de proposer une offre innovante, professionnelle et parfaitement intégrée au sein de notre infrastructure sécurisée. C’est la raison pour laquelle nous avons développé avec  la technologie ftopia une solution qui s’inscrit dans un partenariat stratégique.

Les services de partage de fichiers en ligne ont transformé la manière dont les organisations fonctionnent. Ils sont aujourd’hui un facteur essentiel de productivité et de rapidité des échanges” indique Philippe Honigman, Président et Fondateur de ftopia. “Nous sommes particulièrement heureux de participer au projet de Cloudwatt et de contribuer ainsi au développement de l’économie numérique française et européenne.

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28 Déc Late Christmas Gift: ftopia for Android!

We’re excited to announce today that our first Android app is available today on Google Play!

We had committed to release it before the end of the year… Well, just on time, right?

With ftopia for Android, you’ll be able to access your virtual rooms on multiple accounts, browse your folders, download files as favorites and upload files from your device.

If you spot any issue or if you have ideas to improve the app, please let us know at!

Oh, and Happy New Year everyone!
ftopia for Android on Google Play

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25 Juin Ftopia and Brother™ Partner To Deliver Desktop Integration And « One-Touch Pull Scanning” To The Cloud

Business Teams Can Now Efficiently Scan-to and Operate
Brother™ Scanners and All-in-Ones from the Cloud

SAN FRANCISCO, CA & BRIDGEWATER, NJ — June 25, 2012 — ftopia, a global provider of cloud-based data collaboration and storage services, and Brother International Corporation, premier provider of products for the home, home office and office, today announced a partnership that enables businesses to securely scan files and directly upload them to the ftopia cloud service. The partnership marks the first cloud-based file sharing and storage solution that is part of Brother Online, a suite of smart, web-based business services and solutions.


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16 Juin Saverglass augmente sa productivité avec ftopia

Les Appels d’Offres pour Travaux & Investissements ainsi que la diffusion des cotations pour les transports maritimes sont gérés grâce aux espaces de travail sécurisés ftopia.

Saverglass augmente sa productivité avec ftopiaLe Groupe SAVERGLASS, leader mondial de la bouteillerie et du flaconnage de luxe, intervient principalement dans les univers des spiritueux et des vins fins, mais aussi des parfums, de la cosmétique et de l’alimentaire. Le groupe emploie près de 2,000 personnes et réalise 250M€ de chiffre d’affaires, dont la moitié à l’exportation vers les 5 continents et 250 destinations.

Dans le cadre de son activité internationale, le groupe échange avec des tiers une multitude de documents très souvent mis à jour. Le département commercial de Saverglass a constamment besoin de cotations de transport maritime vers des centaines de destinations, dans le cadre de l’élaboration de ses offres clients et prospects.

La société recherchait une solution lui permettant de dépasser les limitations de poids de sa messagerie et de fluidifier les échanges avec ses fournisseurs tout en garantissant la sécurité de l’information.

Le partage de documents au service de la relation fournisseurs

1/ Diffusion des cotations pour les transports maritimes

Le département commercial de Saverglass a constamment besoin de cotations de transport maritime vers des centaines de destinations, dans le cadre de l’élaboration de ses offres, tant pour les clients référencés que pour les prospects. Avant ftopia, le service Achats se chargeait de la récupération des prix auprès des commissionnaires de transport via la sollicitation et l’envoi par email de fichiers Excel, de leur mise en forme après sélection et de leur mise à disposition sur un serveur interne.

L’écart entre le nombre de destinations cotées et celles réellement desservies  faisait de cette procédure manuelle et répétitive une tâche inutilement consommatrice de temps, d’effort et d’attention pour le service Achats.  Le service ftopia a permis de repenser l’organisation de travail inter-entreprise afin de permettre aux commissionnaires de mettre directement à disposition leurs cotations dans les espaces partagés.

Les commerciaux accèdent directement à l’information à jour, sans mobiliser le service Achats ni solliciter inutilement les commissionnaires. Au final, gain de temps, de réactivité et de productivité pour les équipes en interne et pour le fournisseur.

2/ Appels d’Offres pour Travaux & Investissements

A chaque consultation importante, le groupe Saverglass doit mettre à disposition des fournisseurs potentiels les documents de consultation sur appel d’offre : cahier des charges, maquettes et autres documents lourds.

La taille des pièces jointes étant limitée par la messagerie interne, ces informations ont été un temps communiquées via des CD ou des clés USB. Solution peu pratique, en particulier pour sourcer des fournisseurs éloignés géographiquement.

Ftopia a permis d’offrir un point d’accès unique, centralisé et sécurisé à l’information pour chaque appel d’offres. Il suffit désormais de déposer dans ces espaces dédiés les documents de consultation, que les entreprises intéressées viennent télécharger directement. L’information est facilement mise à jour et les sociétés automatiquement notifiées. La complète traçabilité des accès permettant de s’assurer que les documents ont bien été vus.

Des résultats supérieurs aux attentes de Saverglass

Grâce à la solution ftopia, Saverglass a non seulement pu faciliter les échanges de fichiers avec ses fournisseurs mais aussi accroitre la productivité de ses équipes en repensant l’organisation des échanges et en leur faisant gagner du temps.

La solution ftopia a répondu à toutes les problématiques posées par le groupe Saverglass et plus encore car le groupe a depuis trouvé d’autres utilisations au service.

« Ftopia, comme tout bon système d’information, est un outil structurant qui nous a permis de repenser et optimiser notre organisation de travail. Nous avons gagné en temps mais aussi en pertinence et en valeur ajoutée sur nos actions  » Vincent Malvault –Acheteur Groupe, Saverglass


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08 Mar ftopia sécurisé par Panda

Panda Security

Panda Security, pionnier des solutions de protection antimalware dans le cloud, et ftopia (, éditeur de solutions de partage collaboratif de fichiers en mode SaaS (Software as a Service), ont annoncé aujourd’hui l’union de leurs forces pour sécuriser davantage le partage de fichiers en ligne.

La technologie Panda in-the-cloud est dès à présent mise en œuvre pour analyser les fichiers lors de leur téléchargement dans les espaces de partage ftopia. Les fichiers suspects sont automatiquement mis en quarantaine et les administrateurs du compte alertés des risques de sécurité potentiels.

Panda Security et ftopia intègrent anti-malware et partage de fichiers dans le cloud

Panda Security a ouvert la voie de la sécurité dans le cloud en développant sa technologie exclusive d’intelligence collective en temps réel, une plateforme de sécurité accessible en ligne. Ces serveurs reçoivent et stockent les informations provenant de la communauté d’utilisateurs à propos des virus et des nouvelles menaces. Les informations sont transmises aux outils antivirus et antimalware de Panda et permettent ainsi une détection plus efficace et plus rapide des attaques.

Alors que la quantité d’information stockée et partagée dans le cloud s’accroit très rapidement, la sécurité doit évoluer au même rythme,” explique Josu Franco, Directeur du Développement Entreprises de Panda Security.Nous sommes ravis d’associer notre expertise à celle de ftopia afin que la protection basée sur une technologie cloud aille de pair avec le stockage en mode SaaS.

En tant que fournisseur de services Web de partage de fichiers, ftopia propose aux professionnels un environnement à la fois sécurisé et simple d’utilisation. Assignant une priorité absolue à la protection de l’information de ses clients, ftopia emploie une combinaison de mesures sécuritaires sans équivalent : chiffrement SSL, infrastructure certifiée SAS 70 type II, horodatage et signature électronique, très haute disponibilité et protection contre les intrusions.

Les services de collaboration en ligne ont transformé la manière dont les organisations fonctionnent. Ils ont également accru la rapidité et le volume de données échangées,” indique Philippe Honigman, président et fondateur de ftopia.Notre partenariat avec Panda Security permettra aux entreprises de profiter des bénéfices de la collaboration inter-organisations sans les exposer à de nouveaux risques.

La protection antimalware de Panda Security est immédiatement disponible option aux utilisateurs d’un compte ftopia

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14 Fév Le premier service de partage avec preuve d’intégrité

ftopia, éditeur de solutions de partage collaboratif de fichiers en mode SaaS (Software as a Service) pour les professionnels et GuardTime, créateur de la technologie brevetée Keyless Signature™ permettant la validation universelle des données, annoncent un partenariat qui permettra aux entreprises de partager leurs fichiers sans avoir à compter sur la confiance réciproque pour en établir l’intégrité.

La technologie Keyless Signature de GuardTime apporte la preuve de l’autorité de signature, du moment de la signature (horodatage) et de l’intégrité de l’information, tout au long du cycle de vie des données stockées dans le cloud ou en transit entre différents interlocuteurs. Cette signature n’expire jamais et sa certification se fonde uniquement sur un procédé mathématique, éliminant le recours aux codes et aux clés, ainsi que la gestion lourde des PKI traditionnelles, difficiles à mettre en œuvre dans le cloud.

En intégrant la technologie de signatures sans clés de GuardTime aux espaces de partage sécurisés de ftopia, les entreprises et les professionnels peuvent à présent :

  • stocker en toute sécurité leurs données en ligne en disposant d’une preuve intangible de leur intégrité, sans plus avoir à dépendre de la confiance dans un tiers,
  • synchroniser et partager leurs fichiers en toute sécurité avec des tiers, en fournissant la preuve que le contenu n’a pas été modifié depuis le dernier échange ou sauvegarde,
  • convertir les données stockées dans le cloud en archives inviolables en toute sécurité.

La preuve de l’intégrité des fichiers stockés et partagés dans le cloud grâce à une signature sans clé

« L’intégration de notre technologie unique Keyless Signature au sein du service collaboratif ftopia répond à la question la plus pressante posée par l’industrie du cloud-computing aujurd’hui : comment les entreprises peuvent-elles avoir confiance en l’intégrité de leurs données dans le cloud ? » déclareMike Gault, CEO de GuardTime. « La réponse est qu’ils n’ont plus à en douter, puisque les fournisseurs de services cloud comme ftopia à présent fournir la preuve de l’intégrité des données pour tout contenu stocké dans un emplacement sécurisé par GuardTime. De plus, avec la signature GuardTime Keyless, la preuve de l’intégrité des données les suivra partout, même si ces données sont échangées en dehors des espaces sécurisés ftopia. »

« Les entreprises sont souvent méfiantes à l’idée de stocker leurs données dans le nuage ou simplement de les y partager. Avec la technologie GuardTime intégrée au service ftopia, les entreprises n’ont plus à croire de façon aveugle à la sécurité de leurs contenus puisqu’on leur fournit désormais la preuve qu’aucune modification n’aura été apportée à leurs fichiers depuis leur dernier transfert ! » explique Philippe Honigman, fondateur et Président de ftopia. “Intégrer les signatures sans clés de GuardTime à ftopia répond à la préoccupation des entreprises qui souhaitent utiliser les services du cloud computing pour le stockage et la collaboration – Guardtime et ftopia sont d’ailleurs les premiers au monde à fournir cette solution dans un contexte collaboratif. »

Le service de stockage et de partage de fichiers sécurisé par GuardTime est d’ores et déjà une option disponible dans le cadre des formules Standard et Entreprise proposées par ftopia.

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01 Oct Fotolia et ftopia deviennent partenaires

Fidèle à notre vocation de faciliter l’échange et le partage de fichiers aux professionnels, ftopia va plus loin et s’allie à Fotolia – qui propose aux professionnels de tous secteurs une collection en ligne de plus de 10 millions de photos, de vecteurs et de vidéos HD libres de droits, de qualité professionnelle à des tarifs particulièrement accessibles – pour offrir à ses clients un service supplémentaire.

En créant leur compte utilisateur, les clients ftopia auront gratuitement accès à un set gratuit d’images libres de droits mis automatiquement à leur disposition dans leur espace privé de partage en ligne et régulièrement renouvelé.

Via ftopia, ils pourront également accéder à l’intégralité du catalogue Fotolia et faire leur choix parmi les 10 millions de références disponibles. De plus, pour toute ouverture d’un compte Fotolia, 20% de crédits additionnels leur seront offerts.

Une offre adaptée aux professionnels de la création graphique et de la communication

Cette offre répond particulièrement aux besoins des professionnels de l’édition dont l’activité nécessite l’utilisation permanente d’illustrations, de photos ou de vidéos (agences de publicité et de communication, graphistes, webdesigners, etc.), mais également à tous les professionnels de la communication et du marketing tous secteurs confondus.

Pour les professionnels de la communication et de la création graphique, le partage par email montre vite ses limites : les fichiers graphiques ou multimedia volumineux ne passent pas, et les envois de nouvelles versions à de multiples interlocuteurs multiplient les risques d’oubli. Quant aux sites ftp, ils sont d’un abord complexe pour les non-techniciens, et pas toujours accessibles depuis le réseau de l’entreprise.

Avec ftopia, agences, indépendants et donneurs d’ordre disposent d’espaces en ligne facilitant le partage de l’information projet avec tous les membres de l’équipe. Le client peut visualiser et valider des livrables sans même avoir à les télécharger : rush video, maquette graphique, zoning de site web… L’information est sécurisée et accessible en permanence aux personnes autorisées, où qu’elles se trouvent.

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01 Mar ftopia rejoint le programme BizSpark de Microsoft

BizSpark est un programme mondial destiné à soutenir et accélérer le développement des startups.

En réelle correspondance avec les attentes des jeunes sociétés, BizSpark fournit l’accès au software et au support technologique de Microsoft tout en permettant une plus grande visibilité aux entreprises parrainées.

Nous sommes très heureux d’être soutenus par Microsoft à travers un programme d’envergure mondiale comme BizSpark.

Ce parrainage de la société par Microsoft témoigne de la pertinence de notre offre et de son potentiel sur notre marché. De plus, ce partenariat et l’accès privilégié aux ressources Microsoft tant commerciales que technologiques qui y est lié va nous permettre d’accélérer notre croissance en conservant notre avance.

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10 Déc TravelHorizon utilise le service ftopia

Le Groupe TravelHorizon, tour opérateur en ligne implanté dans 7 pays, vient de finaliser un tour de table de 20 millions d’euros ainsi que l’acquisition de son concurrent hollandais, Sportura, spécialiste de la réservation de séjours de ski.
TravelHorizon est la seule société internationale du secteur et devient le leader européen incontesté des séjours à la montagne. Ainsi, le groupe se positionne notamment comme le plus important tour opérateur dans 10 des 15 plus grandes stations de ski françaises.

Pour mener à bien les processus d’acquisition et de levée de fonds de 20 millions d’euros, le groupe a choisi d’utiliser les data-rooms ftopia.
La levée de fonds a été réalisée par les fonds AGF Private Equity, CM-CIC Capital Privé et Wellington Partners, actionnaire de référence existant et acteur majeur du capital risque.

Coordonner et maîtriser les flux d’information entre de nombreux acteurs impliqués et de très importants volumes de données

Afin de réaliser ces opérations complexes faisant intervenir de nombreuses sociétés, TravelHorizon a choisi d’utiliser les espaces de travail sécurisés de ftopia, permettant le partage simple, dynamique, rapide et flexible de documents confidentiels et de faire communiquer les différents intervenants exclusivement sur ces data-rooms, équivalents électroniques d’une salle de réunion privée, centralisant toutes les informations communiquées, consultées et analysées relatives aux procédures.

Les différentes transactions se sont déroulées avec l’intervention de :
– Conseils juridiques
o de la société : Akléa et Morgan Lewis
o des investisseurs : Gide Loyrette
o du vendeur : Orsay Law

– Due diligence
o de la société : Ernst & Young
o des investisseurs : Grant-Thornton
o du vendeur : Mazars

Dans cette opération, TravelHorizon était confronté à plusieurs difficultés : permettre à des acteurs nombreux de travailler de manière coordonnée sur un très large volume de données concernant plusieurs sociétés tout en maîtrisant les flux d’information.

Les raisons du choix ftopia

Les envois par mail étaient totalement inadaptés, les serveurs FTP classiques se heurtaient aux politiques de sécurité de nombreux partenaires – soit pour la mise en place, soit lors de la création de nouveaux dossiers (plusieurs jours nécessaires pour que les accès soient en place après une consommation de temps exagérée) – sans parler de l’aridité des interfaces clients et du caractère peu intuitif des interfaces.
Les data-rooms classiques du marché ont été jugées coûteuses et complexes à mettre en œuvre avec des plans et des procédures qui exigent un investissement en temps important de la part de l’utilisateur.

Emmanuel Champetier de Ribes, Directeur Administratif et Financier, TravelHorizon : « L’environnement très user-friendly de ftopia nous a permis de parler directement entre opérationnels sans avoir à impliquer les services techniques de notre société ou ceux de nos partenaires. Grâce à cela, nous avons pu passer les étapes de due diligence et de négociation de manière sereine en gagnant un temps considérable et en améliorant notre efficacité lors de processus qui sont très chronophages et demandent de pouvoir se concentrer sur l’essentiel. Les différents intervenants ont été ravis et nous ont félicités pour l’organisation de nos data-rooms.»

Avec ftopia, il a été possible de savoir si les différents utilisateurs avaient consulté tel ou tel document, ce qui a permis d’adapter rapidement les négociations et de certifier les transferts d’information.

Devant le succès de ces étapes, TravelHorizon utilise maintenant ftopia pour ses échanges de données avec tous leurs partenaires :

– Les projets avec prestataires et intégrateurs : les éléments d’analyse sont mis en ligne sur une data-room, ce qui permet de partager les documents entre plusieurs participants du projet et d’assurer une continuité dans le partage d’informations clefs.

– Le dossier permanent juridique et fiscal avec les avocats : le dossier électronique est synchronisé automatiquement avec la data-room qui est donc mise à jour en permanence sans que TravelHorizon ait à s’en soucier. A chaque modification, les avocats sont alertés et peuvent traiter le sujet si nécessaire. A chaque instant, ils disposent d’un dossier aussi complet que celui de leur client.

– Le dossier comptable : les commissaires aux comptes accèdent en ligne aux dossiers bilan et aux justificatifs nécessaires. Leur travail, basé sur des documents classés et centralisés permettant de mesurer leur exhaustivité et leur pertinence, en est d’autant facilité et les équipes TravelHorizon sont moins sollicitées : l’audit se fait plus rapidement et plus efficacement.

Emmanuel Champetier de Ribes : « En utilisant nos data-rooms, nous pouvons également transmettre des accès ponctuels sur des documents donnés. De cette manière, nous n’envoyons presque plus de pièce jointe à nos interlocuteurs les plus divers et désengorgeons à la fois nos boîtes mails et nos serveurs. »

La data room constitue donc un espace de travail partagé pour ces projets, qu’ils soient d’ampleur nationale ou internationale – puisqu’accessible à tout moment depuis un terminal mobile – et constitue un instrument essentiel pour la communication dans le cadre des opérations de levées de fonds ou d’acquisition. Il s’agit de mettre à la disposition de toutes les parties prenantes d’une transaction l’ensemble des informations juridiques, opérationnelles, comptables, fiscales, sociales, etc. détenues sur l’entreprise placée au centre de la transaction depuis les dossiers permanents (ainsi que la gestion de la procédure de négociation comme les accords préliminaires (lettre d’intention, term sheet, MoU) jusqu’à la négociation des accords définitifs (protocole d’accord, pacte d’actionnaires…).

Clyve Monfredo, Avocat Associé de la société Akléa : « Avec ftopia, nous avons trouvé une data-room sécurisée disposant de toutes les fonctionnalités de mise à disposition, consultation et reporting nécessaires qui pouvait être totalement opérationnelle en à peine quelques minutes. Nous avons été particulièrement séduits par sa simplicité d’utilisation. »

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19 Nov Jamespot Pro et ftopia sont partenaires est un service de partage d’information basé sur le réseau social de l’entreprise. Véritable système d’information collaboratif 2.0, il permet aux collaborateurs et aux communautés ciblées par l’entreprise (partenaires, prospects, clients) de stocker, rechercher, publier et partager l’information provenant de sources diverses sur le Web. Son utilisation extrêmement simple garantit une mise en œuvre instantanée et une adoption immédiate des utilisateurs.
Tout comme ftopia, est disponible en mode SaaS et ne nécessite aucune installation sur le poste de travail.

Alain Garnier, CEO de Jamespot : «Nos clients sont confrontés à une dématérialisation croissante, qui va de pair avec une exigence de sécurité et de stockage des fichiers critiques comme les contrats, les factures, les tableaux de bords…. C’est à ce besoin que répond le partenariat avec ftopia. Pour un client, c’est totalement transparent, il suffit d’ajouter le module ftopia à la solution Il vient s’ajouter à notre catalogue de modules existants pour la gestion de l’entreprise. »

ftopia et Jamespot offrent ensemble la simplicité, l’efficacité et l’agilité au monde de l’entreprise. C’est en quelques clics que les professionnels peuvent, grâce à nos deux services, partager instantanément toute l’information qui présente un intérêt pour leur écosystème : en « spottant » (Spotter : publier sur un Spot en un clic avec un bouton) le meilleur du web et en partageant leurs fichiers professionnels dans un espace personnalisé et sécurisé avec leur communauté professionnelle.

L’alliance entre nos deux sociétés permet également aux professionnels et aux entreprises de réduire drastiquement les coûts d’acquisition d’une solution collaborative complète puisqu’avec ftopia et, ce sont tous les types de fichiers créés et toutes les informations utiles circulant sur Internet qui peuvent être rassemblés et mis à disposition des équipes, internes et externes, très simplement, en temps réel pour gagner en efficacité à un coût abordable.

Les professionnels aujourd’hui doivent pouvoir collaborer largement et facilement et ils doivent assurer une meilleure gestion des connaissances pour rester compétitifs sur leur marché. C’est le concept de l’entreprise étendue efficace auquel ftopia et sont attachés. Il nous a semblé naturel de mettre en place ce partenariat dont nous nous réjouissons car nous poursuivons le même objectif en offrant à nos clients des services Internet à valeur ajoutée parfaitement complémentaires !

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